Job Description Administration Officer

Job Description
Administration Officer

Ruang Lingkup Pekerjaan
Administration Officer bertanggung jawab untuk mengurus dan mengerjakan semua laporan dan dokumentasi harian yang menyangkut finansial, personil, surat-menyurat, korespondensi, kontrak, dan hal-hal lain yang menyangkut urusan administrasi perusahaan.

Tanggung Jawab Pekerjaan
1. Finansial & Akunting
- Membuat pencatatan segala pengeluaran dan pemasukan perusahaan
- Mendokumentasikan semua pengeluaran yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan
- Melakukan pembayaran operasional perusahaan
- Membuat dan mengirimkan invoice kepada client/agency
- Membuat dan mengirimkan PE (Production Estimation) kepada client/agency
- Membuat dan mengirimkan faktur pajak kepada client/agency
- Meminta bukti potong/setoran pajak kepada client/agency
- Melakukan pembayaran (DP & Pelunasan) kepada setiap artis/talent yang telah dikontrak
- Membuat kuitansi untuk setiap pembayaran bagi artis/talent yang dikontrak oleh perusahaan
- Melakukan korespondensi intensif dengan konsultan pajak yang telah ditunjuk oleh perusahaan
- Menyediakan segala dokumentasi yang diperlukan oleh konsultan pajak perusahaan guna kepentingan pelaporan pajak setiap bulannya
2. Surat – Menyurat/kontrak
- Membuat dan memberikan surat kontrak dari perusahaan kepada artis/talent yang akan dikontrak
- Membuat dan memberikan surat kontrak dari perusahaan kepada client/agency
- Membuat dan mengirmkan surat atas nama perusahaan kepada pihak lain bila diperlukan
3. Pengaturan Jadwal
- Membuat dan mengatur jadwal harian bagi direktur, dimana termasuk pengaturan jadwal meeting, tanda tangan kontrak, event, traveling dan jadwal lainnya
- Mencari informasi dan melakukan konfirmasi untuk ketersediaan tanggal kepada setiap artis/talent guna kepentingan suatu event
- Mengatur jadwal event, keberangkatan, transportasi dan akomodasi bagi setiap artis/talent yang telah dikontrak
- Mengatur dan memastikan informasi jadwal kepada artis/talent untuk latihan, gladi resik dan event

4. Tugas Lainnya (bila diperlukan)
- Mencari informasi & bahan guna pembuatan presentasi kepada client/agency
- Membuat presentasi kepada client/agency
- Ikut serta dalam meeting guna mencatat “minutes”, dan informasi penting lainnya
- Secara aktif memberi masukan ide guna kepentingan perusahaan

Semua tanggung jawab pekerjaan diatas bukan merupakan sesuatu yang pasti untuk seterusnya dan sewaktu-waktu dapat berubah bila dibutuhkan sesuai dengan perkembangan dari perusahaan.
Pengetahuan, Keahlian dan Kecakapan yang Dibutuhkan,
Seorang Administration Officer harus memiliki kemampuan dibawah ini :
- Bisa mengoperasikan komputer dan windows
- Menguasai MS Office - excel(utama), word dan powerpoint
- Mampu bekerja sama dalam tim
- Mampu bekerja dengan “dead line”
- Mampu bekerja dengan sedikit pengawasan dari atasan
- Mampu memberi prioritas dalam pekerjaan dan menyelesaikannya tepat waktu
- Mampu menganalisa dan memecahkan masalah
- Memiliki kemampuan komunikasi dan negosiasi yang baik
- Memiliki inisatif yang tinggi, jujur, dan bisa menghargai orang lain

Job Specification (Kualifikasi) :
1. Pendidikan (Education) :
a. S1 Pengalaman 2 tahun
b. D3 Pengalaman 3 tahun
c. SLTA Pengalaman 6 tahun

2. Pengalaman (Experience) :
a. Mechanial
b. Metallurgy
c. Dasar Operasi Mesin X
d. Dasar Proses Produksi

3. Pelatihan dan Keahlian (Training & Skill) :
a. Teknis :
Dasar Operasi Mesin X
Dasar Hydraulic/Pneumatic system
b. Managerial :
Proses Produksi
Keselamatan dan Kesehatan Kerja
Sumber Daya Manusia

4. Persyaratan khusus :
a. Tidak cacat fisik
b. Tidak buta warna

5. Persyaratan Lain-lain :
a. Disiplin
b. Bertanggung jawab kepada pekerjaanya
c. Konsisten/stabil
d. Tegas


http://siradza.blogspot.com/2009/03/job-design.html