Manajemen: Think Out of Box

Pembaca Mahasiswa


Adalah Ibing dan Ibang. Dua bersaudara yang bekerja di dua perusahaan yang berbeda namun memiliki tugas serupa. Mereka bertugas mengelola dan memelihara kamar dingin, serta setiap hari melakukan review terhadap recorder suhu kamar dingin.

Namun cara kerja mereka berbeda. Jika Ibang selalu larut dalam rutinitas, Si Ibing secara rutin meluangkan waktu untuk mengambil jarak dari pekerjaan, belajar, mengevaluasi dan melakukan perbaikan.

Ibing bekerja di sebuah perusahaan importir daging dan bertugas menangani 20 kamar dingin tempat penyimpanan daging. Sedangkan Ibang bekerja di perusahaan eksportir ikan yang bertanggung jawab terhadap 20 kamar dingin tempat penyimpanan ikan. Walaupun cara kerjanya berbeda, keduanya sama-sama teliti, terampil dan memiliki kecepatan yang sama dalam menyelesaikan pekerjaan.

Bila ada penyimpangan mereka dengan sigap mengundang bagian teknik untuk melakukan perbaikan. Selama masih terjadi gangguan suhu, mereka memantau dengan ketat kualitas barang yang tersimpan di dalam kamar dingin untuk memastikan bahwa semua barang dalam kondisi segar dan tidak mengalami kebusukan. Mereka juga membuat laporan bulanan kondisi kamar dingin untuk direview oleh bagian QC.

Alkisah lima tahun kemudian terlihat perbedaan nyata antara kamar dingin Ibang dan kamar dingin Ibing. Kamar dingin Ibing jarang sekali mengalami gangguan dan jika terjadi gangguan akan cepat teratasi. Jumlah gangguan yang terjadi di kamar dingin Ibing jauh menurun dibanding lima tahun lalu.

Kontras dengan milik Ibing, kamar dingin Ibang masih seperti yang dulu. Jumlah gangguan dan lama perbaikan masih sama dengan lima tahun lalu. Ibang tidak banyak melakukan perbaikan pada kamar dinginnya. Dia lebih banyak berfungsi sebagai pengisi formulir data yang rapi dan tidak tertarik untuk melihat lebih jauh sesuatu di balik grafik-grafik suhu yang tercetak di kertas recorder.

Pengetahuan Ibang tentang kamar dingin-pun nyaris sama dengan sekian tahun silam. Dia tidak banyak belajar tentang teori-teori kamar dingin dan mempergunakannya untuk menuntaskan permasalahan yang dia hadapi sehari-hari. Ibang sepenuhnya bergantung pada orang-orang teknik untuk melakukan perbaikan bila terjadi gangguan kamar dingin.

Berbeda dengan Ibang, Si Ibing banyak belajar tentang kamar dingin. Dia rajin mencatat setiap gangguan dan berdiskusi dengan bagian teknik tentang penyebabnya. Catatan-catatan Ibing dalam dua tahun telah menjadi database kondisi kamar dingin yang berisi jenis-jenis kerusakan, ciri-cirinya dan cara perbaikannya. Kemudian Ibing bergerak lebih jauh untuk mengatasi masalah dengan menghilangkan akar penyebabnya.

Komponen-komponen mesin yang lemah diganti dengan yang berkualitas lebih baik. Kegiatan pemeliharaan rutin disesuaikan dengan kondisi terkini mesin dan diarahkan untuk mencegah terjadinya gangguan. Lalu lintas barang ke dalam kamar dingin-pun di atur untuk meminimalkan gangguan terhadap suhu. Tak heran dalam jangka lima tahun -- kondisi kamar dingin Ibing telah berubah menjadi jauh lebih baik.

Ibing tahu persis apa yang harus dilakukan agar dapat terus berkembang di pekerjaan adalah thinking out of box. Berpikir tanpa dibatasi kebiasaan-kebiasaan rutin sehari-hari.

Pada intinya dirinya tidak boleh terjebak pada rutinitas. Dirinya harus meluangkan waktu untuk berpikir tentang masa depan. Tentang peluang-peluang yang harus dia temukan di celah-celah pekerjaan sehari-hari.

Tanpa berusaha untuk mengambil jarak dengan kesibukan sehari-hari seperti mereview recorder dan mengatur posisi barang di kamar dingin -- dirinya bakalan beku, tidak berkembang dan terjebak pada rutinitas. Dia hanya akan mengulang-ulang hari-harinya, bukan berkembang dari hari ke hari. Dia hanya akan punya pengalaman satu hari yang terus diulang-ulang hingga bertahun-tahun.


Akibatnya meskipun dia sudah bekerja selama satu tahun, tapi sebenarnya dia hanya punya pengalaman kerja sehari yang diulang-ulang seolah-olah telah satu tahun. Lain halnya bila dia sejenak mengambil jeda, berhenti sejenak untuk mengevaluasi –- semuanya akan terlihat lebih jernih.

Kelemahan-kelemahan dan peluang-peluang akan terlihat lebih jelas bila dia rela meluangkan waktu untuk membuat evaluasi. Perbaikan hanya dapat dilakukan bila dia mengambil jarak dari rutinitas.

Thinking out of Box juga berarti Ibing harus menambah pengetahuan yang dimiliki. Bisa dari orang-orang yang lebih ahli atau lebih berpengalaman. Bisa juga ilmu didapat dari buku-buku ataupun sumber informasi lain seperti browsing dari internet.

Dengan bekal tersebut, Ibing tidak perlu mengulang kesalahan orang lain untuk mendapatkan pengetahuan baru. Dia cukup menyerap pengetahuan yang telah dimiliki orang lain untuk diterapkan pada pekerjaan sehari-hari